يرد البريد الصوتي على المكالمة التي لا يستطيع أحد تلقيها، فيشغّل رسالة ترحيب ويسجّل رسالة المتصل. وفي نظام الهاتف للشركات يكون عادةً آخر خطوة في خطة التوجيه: خارج ساعات العمل، أو حين يكون كل المستشارين مشغولين، أو حين يختاره المتصل في قائمة الرد الصوتي التفاعلي (IVR).
ما الذي يجعل البريد الصوتي مفيدًا للفريق؟
- رسائل ترحيب واضحة: تخبر المتصل بالجهة التي اتصل بها، ومتى يُعاوَد الاتصال به، وما الذي يذكره في رسالته. وخصّصوا رسائل ترحيب مختلفة لساعات العمل وساعات الإغلاق والعطل.
- صناديق بريد مشتركة: يصل البريد الصوتي على رقم الفريق إلى صندوق مشترك، لا إلى هاتف شخص واحد، فيتولاه أي عضو.
- معاودة الاتصال بسرعة: وراء كل رسالة عميلٌ ينتظر. تابعوا رسائل البريد الصوتي كأي طلب آخر، وعاودوا الاتصال بأصحابها بسرعة.
وفي الاتصال الصادر، يمثّل البريد الصوتي الوجه الآخر للمشكلة: فقد تصل مكالمة مُجاب عنها إلى آلة لا إلى شخص. ويفرز كشف البريد الصوتي (AMD) هذه المكالمات، حتى لا يقضي المستشارون يومهم في الاستماع إلى رسائل الترحيب.
في OVOKY، البريد الصوتي خطوة في منشئ IVR المرئي، وأحد خيارات التحويل عند ازدحام قوائم انتظار المكالمات. وتصل رسائل البريد الصوتي إلى صندوق الوارد الموحّد المشترك مع سجل جهة الاتصال، ويأتي كل رقم من الأرقام بالجملة ببريد صوتي منذ اليوم الأول، مع رسائل ترحيب تُرفع أو تُولَّد من نص مكتوب.