Voicemail neemt een oproep aan die niemand kan beantwoorden, speelt een welkomstboodschap af en neemt het bericht van de beller op. In een zakelijke telefooncentrale is het meestal de laatste stap van de doorschakeling: buiten de openingsuren, als alle agents bezet zijn, of als de beller ervoor kiest in een keuzemenu.
Wat voicemail nuttig maakt voor een team:
- Duidelijke boodschappen: zeg wie de beller bereikt heeft, wanneer er teruggebeld wordt en wat hij in zijn bericht moet vermelden. Gebruik aparte boodschappen tijdens en buiten de openingsuren, en op feestdagen.
- Gedeelde voicemailboxen: voicemail op een teamnummer komt in een gedeelde inbox terecht, niet op de telefoon van één persoon, zodat iedereen het bericht kan oppakken.
- Snel terugbellen: achter elk bericht zit een klant die wacht. Volg voicemails op zoals elke andere vraag en bel snel terug.
Bij uitgaand bellen is voicemail de keerzijde van het probleem: een beantwoorde oproep kan bij een machine uitkomen in plaats van bij een persoon. Antwoordapparaatdetectie haalt die oproepen eruit, zodat agents hun dag niet vullen met luisteren naar voicemailboodschappen.
In OVOKY is voicemail een stap in het keuzemenu en een van de overloopacties van de telefonische wachtrijen. Voicemails komen in de gedeelde Omnichannel inbox terecht, met de geschiedenis van het contact erbij, en telefoonnummers in bulk hebben vanaf dag één een voicemail op elk nummer, met boodschappen die je uploadt of uit tekst laat genereren.