El reglamento europeo eIDAS reconoce tres niveles de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. Los tres pueden tener efectos jurídicos y servir como prueba, pero solo la firma cualificada equivale automáticamente a una firma manuscrita. Para un equipo comercial, elegir el nivel consiste sobre todo en pensar qué tendrás que demostrar más adelante: quién firmó, qué firmó y cuándo.
Qué dice el reglamento eIDAS sobre la firma electrónica
eIDAS es el Reglamento (UE) n.º 910/2014. Sus normas sobre firma se aplican en toda la UE desde julio de 2016, y en 2024 se revisó mediante el Reglamento (UE) 2024/1183. Como es un reglamento y no una directiva, las mismas definiciones se aplican directamente en todos los Estados miembros.
Para los documentos de venta importan tres principios:
- No se pueden negar efectos jurídicos a una firma electrónica, ni rechazarla como prueba en un juicio, solo porque sea electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma cualificada.
- La firma electrónica cualificada tiene el mismo efecto jurídico que la firma manuscrita.
- Una firma cualificada basada en un certificado cualificado expedido en un Estado miembro se reconoce como cualificada en todos los demás.
Gran parte del resto, como qué contratos necesitan una forma concreta o cómo valoran los tribunales las pruebas, queda en manos de cada legislación nacional. Por eso un mismo documento puede recibir un trato distinto en España, Francia, Bélgica o Alemania. En España, por ejemplo, el reglamento se completa con la Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
Firma electrónica simple
eIDAS define la firma electrónica de forma muy amplia: datos en formato electrónico, anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos, que el firmante utiliza para firmar. Escribir tu nombre, marcar una casilla, pulsar «Acepto», dibujar la firma en una pantalla: todo eso puede valer.
Precisamente porque la definición es tan abierta, una firma simple no dice por sí sola quién firmó. Toda su fuerza sale del proceso que la rodea: cómo se identificó al firmante, cómo se protegió el documento frente a cambios y qué registro se guardó. Una firma simple bien hecha y con buenas pruebas puede convencer mucho más que una firma escaneada pegada en un PDF.
Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada es una firma electrónica que, además, cumple los cuatro requisitos que fija eIDAS:
- Está vinculada al firmante de manera única.
- Permite identificar al firmante.
- Se crea con datos de creación de firma que el firmante puede usar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
- Está vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior se pueda detectar.
Los proveedores suelen cumplir estos requisitos con un certificado digital emitido al firmante tras comprobar su identidad, por ejemplo con su DNI o pasaporte. Si un proceso concreto cumple de verdad el listón es una cuestión de diseño y, en caso de conflicto, de pruebas.
Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada es una firma avanzada que además:
- se crea con un dispositivo cualificado de creación de firma, y
- se basa en un certificado cualificado de firma electrónica, expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza que figura en la lista de confianza de un Estado miembro.
El prestador comprueba la identidad del firmante antes de emitir el certificado, en persona o con un método a distancia aceptado. Eso es lo que da al nivel cualificado su equivalencia con la firma manuscrita en todos los Estados miembros. La revisión de 2024 introdujo también las carteras europeas de identidad digital, que en los próximos años deberían facilitar a los particulares el uso de la firma cualificada.
Tipos de firma electrónica: comparativa de los tres niveles
| Simple | Avanzada | Cualificada | |
|---|---|---|---|
| Qué exige eIDAS | Datos electrónicos que el firmante usa para firmar | Vinculada de forma única al firmante y lo identifica, bajo su control exclusivo, detecta cambios posteriores | Firma avanzada más certificado cualificado y dispositivo cualificado de creación |
| Comprobación de identidad habitual | Enlace por email, código por SMS | Identidad verificada y ligada a un certificado | Identidad verificada por un prestador cualificado de servicios de confianza |
| Efecto jurídico | Admisible como prueba; su peso depende de las pruebas que conserves | Admisible como prueba; prueba más sólida de identidad e integridad | El mismo efecto que una firma manuscrita en toda la UE |
| Esfuerzo para el firmante | El más bajo | Medio | El más alto hoy |
Qué firma electrónica elegir para contratos y presupuestos de venta
En muchos países de la UE la mayoría de los contratos mercantiles no exigen una forma concreta, así que las empresas suelen usar la firma simple, respaldada por buenas pruebas, para:
- presupuestos, hojas de pedido y confirmaciones de compra,
- contratos de servicios entre empresas y sus renovaciones,
- autorizaciones y acuses de recibo de clientes,
- formularios de consentimiento.
Plantéate una firma avanzada o cualificada cuando:
- el contrato tiene mucho valor o es probable que se discuta,
- la ley o un regulador sectorial exigen un nivel concreto para ese documento,
- la otra parte, o su departamento de cumplimiento, te lo pide.
Algunos documentos no se pueden firmar electrónicamente en ciertos países, o necesitan notario, como algunas operaciones inmobiliarias. Si haces televenta a consumidores, revisa las normas de tu país sobre la confirmación de las ventas telefónicas: en algunos países, una oferta hecha por teléfono solo obliga al consumidor cuando la confirma por escrito o por vía electrónica. Un paso de firma después de la llamada te da esa confirmación en un formato que puedes guardar.
Así suele ser una venta telefónica con firma simple:
- El agente cierra la oferta con el cliente durante la llamada y le confirma el email y el número de móvil.
- El agente envía el contrato con el cliente todavía al teléfono o nada más colgar.
- El cliente abre el enlace, lee los documentos e introduce un código de un solo uso que recibe en el móvil.
- El cliente firma, y el PDF firmado se sella y recibe un sello de tiempo.
- El documento firmado, el registro de auditoría y el historial de llamadas se guardan juntos en la ficha del cliente.
Cada paso suma pruebas: el código vincula la firma al móvil confirmado en la llamada, y el sello y el sello de tiempo fijan qué se firmó y cuándo.
Qué hace sólida una firma electrónica simple
Si trabajas con firma simple, las pruebas lo son todo. Antes de poner en marcha un circuito de firma, comprueba que recoge:
- Identidad. Cómo se vinculó al firmante con una persona real: un enlace enviado a un email conocido, un código de un solo uso enviado por SMS a un número conocido, o ambos.
- Voluntad. Una acción de firma clara y una indicación clara de lo que se está firmando.
- Integridad. Un sello sobre el documento final, para que cualquier cambio posterior se detecte.
- Fecha y hora. Un sello de tiempo de confianza, por ejemplo en formato RFC 3161, emitido por una autoridad de sellado de tiempo.
- Registro de auditoría. Quién recibió, abrió, consultó y firmó cada documento y cuándo, guardado de forma que cualquier manipulación quede a la vista.
- Conservación. El documento firmado y sus pruebas, guardados mientras puedas necesitarlos.
- Coherencia. Siempre el mismo proceso documentado, para poder explicarlo ante un juez o un auditor.
Cómo funciona la firma electrónica de OVOKY
La firma electrónica para empresas de OVOKY es una firma electrónica simple según eIDAS. No emite firmas cualificadas: para los documentos que la exijan, recurre a un prestador cualificado de servicios de confianza.
Qué incluye:
- Sobres con varios PDF, cuatro roles de destinatario y firma en orden o en paralelo.
- Siete tipos de campo, con firmas que el firmante puede dibujar, escribir o subir.
- Comprobación del firmante por email o con un código enviado por SMS.
- Un registro de auditoría con 18 tipos de evento, encadenados mediante hashes para que cualquier cambio se detecte.
- PDF sellado (PAdES) con sello de tiempo RFC 3161.
- Firma en inglés, francés y neerlandés.
Como la firma electrónica forma parte de OVOKY, los agentes de televenta pueden enviar un contrato desde el CRM, en su softphone con CRM integrado, con el cliente todavía al teléfono y sin cambiar de herramienta.