Een elektronische handtekening kan volgens de Europese eIDAS-verordening drie niveaus hebben: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. Alle drie kunnen rechtsgevolg hebben en als bewijs dienen, maar alleen een gekwalificeerde handtekening staat automatisch gelijk met een handgeschreven handtekening. Voor een salesteam draait de keuze vooral om wat je later moet kunnen bewijzen: wie ondertekende, wat er ondertekend werd en wanneer.
Wat zegt eIDAS over de elektronische handtekening?
eIDAS is Verordening (EU) nr. 910/2014. De regels over handtekeningen gelden sinds juli 2016 in de hele EU, en de verordening werd in 2024 herzien door Verordening (EU) 2024/1183. Omdat het een verordening is en geen richtlijn, gelden dezelfde definities rechtstreeks in elke lidstaat.
Voor verkoopdocumenten tellen drie principes:
- Een elektronische handtekening mag niet het rechtsgevolg of de toelaatbaarheid als bewijs in rechte worden ontzegd alleen omdat ze elektronisch is of niet voldoet aan de eisen voor een gekwalificeerde handtekening.
- Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.
- Een gekwalificeerde handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat uit één lidstaat wordt in alle andere lidstaten als gekwalificeerd erkend.
Veel van de rest, zoals welke contracten een bepaalde vorm vereisen en hoe rechters bewijs afwegen, laat eIDAS over aan het nationale recht. Daarom kan hetzelfde document in België, Frankrijk of Duitsland anders behandeld worden.
De gewone elektronische handtekening
eIDAS definieert een elektronische handtekening heel breed: gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens, en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Je naam typen, een vakje aanvinken, op "akkoord" klikken, je handtekening op een scherm tekenen: dat kan allemaal meetellen.
Omdat de definitie zo open is, zegt een gewone handtekening op zich niets over wie ondertekende. Haar kracht komt volledig uit het proces eromheen: hoe de ondertekenaar geïdentificeerd werd, hoe het document beschermd werd tegen wijzigingen en wat er werd vastgelegd. Een goed georganiseerde gewone handtekening met degelijk bewijs kan veel overtuigender zijn dan een ingescande handtekening die in een pdf geplakt werd.
De geavanceerde elektronische handtekening
Een geavanceerde elektronische handtekening is een elektronische handtekening die ook voldoet aan vier eisen uit eIDAS:
- Ze is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden.
- Ze maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren.
- Ze komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken.
- Ze is zo aan de ondertekende gegevens verbonden dat elke latere wijziging van die gegevens opgespoord kan worden.
Aanbieders voldoen daar meestal aan met een digitaal certificaat dat ze aan de ondertekenaar uitreiken na een identiteitscontrole, bijvoorbeeld van een identiteitsdocument. Of een bepaald proces echt aan de lat voldoet, is een kwestie van ontwerp en, bij een geschil, van bewijs.
De gekwalificeerde elektronische handtekening
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een geavanceerde handtekening die bovendien:
- aangemaakt wordt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen, en
- gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen, uitgereikt door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten die op de vertrouwenslijst van een EU-lidstaat staat.
De verlener van vertrouwensdiensten controleert de identiteit van de ondertekenaar voor hij het certificaat uitreikt, persoonlijk of via een aanvaarde methode op afstand. Daardoor staat het gekwalificeerde niveau in elke lidstaat gelijk met een handgeschreven handtekening. De herziening van 2024 voerde ook de Europese portemonnee voor digitale identiteit (EUDI-wallet) in. Die moet het de komende jaren voor particulieren makkelijker maken om gekwalificeerd te ondertekenen.
Gewoon, geavanceerd of gekwalificeerd: de verschillen
| Gewoon | Geavanceerd | Gekwalificeerd | |
|---|---|---|---|
| Wat eIDAS vereist | Elektronische gegevens die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen | Uniek verbonden aan de ondertekenaar en identificeert hem, onder zijn uitsluitende controle, latere wijzigingen zijn op te sporen | Een geavanceerde handtekening plus een gekwalificeerd certificaat en een gekwalificeerd middel om ze aan te maken |
| Gebruikelijke identiteitscontrole | Link per e-mail, code per sms | Geverifieerde identiteit gekoppeld aan een certificaat | Identiteit gecontroleerd door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten |
| Rechtsgevolg | Toelaatbaar als bewijs; de waarde hangt af van het bewijs dat je bijhoudt | Toelaatbaar als bewijs; sterker bewijs van identiteit en integriteit | Zelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening in de hele EU |
| Moeite voor de ondertekenaar | Het minst | Gemiddeld | Vandaag het meest |
Welke elektronische handtekening voor een contract of offerte?
In veel EU-landen vereisen de meeste handelscontracten geen bijzondere vorm. Bedrijven gebruiken daarom vaak een gewone handtekening, ondersteund door degelijk bewijs, voor:
- offertes, bestelbonnen en aankoopbevestigingen,
- B2B-dienstverleningsovereenkomsten en verlengingen,
- machtigingen en bevestigingen van klanten,
- toestemmingsformulieren.
Overweeg een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening als:
- het contract een hoge waarde heeft of later waarschijnlijk betwist wordt,
- de wet of een sectorale toezichthouder voor dat document een bepaald niveau vereist,
- je tegenpartij of haar compliance-afdeling erom vraagt.
Sommige documenten kun je in bepaalde landen helemaal niet elektronisch ondertekenen, of ze vereisen een notaris, zoals sommige vastgoedtransacties. Verkoop je telefonisch aan consumenten, check dan de nationale regels over de bevestiging van telefonische verkoop. In sommige landen bindt een aanbod aan de telefoon de consument pas als hij het schriftelijk of elektronisch bevestigt. Een ondertekenstap na het gesprek geeft je die bevestiging in een vorm die je kunt bewaren.
Zo ziet een typisch telesalesverloop met een gewone handtekening eruit:
- De agent spreekt het aanbod met de klant af tijdens het gesprek en bevestigt zijn e-mailadres en gsm-nummer.
- De agent stuurt het contract terwijl de klant nog aan de lijn is, of meteen na het gesprek.
- De klant opent de link, leest de documenten en geeft een eenmalige code in die naar zijn gsm gestuurd werd.
- De klant ondertekent, en de ondertekende pdf wordt verzegeld en van een tijdstempel voorzien.
- Het ondertekende bestand, de audittrail en de gespreksgeschiedenis worden samen bewaard op de contactfiche van de klant.
Elke stap voegt bewijs toe: de code koppelt de handtekening aan het gsm-nummer dat tijdens het gesprek bevestigd werd, en het zegel en de tijdstempel leggen vast wat er ondertekend werd en wanneer.
Wat maakt een gewone elektronische handtekening sterk?
Werk je met gewone handtekeningen, dan staat of valt alles met het bewijs. Ga na of je ondertekenproces dit vastlegt, voor je het uitrolt:
- Identiteit. Hoe de ondertekenaar aan een echte persoon gekoppeld werd: een link per e-mail naar een bekend adres, een eenmalige code per sms naar een bekend nummer, of beide.
- Wil. Een duidelijke ondertekenhandeling en een duidelijke vermelding van wat er ondertekend wordt.
- Integriteit. Een zegel over het definitieve document, zodat elke latere wijziging op te sporen is.
- Tijd. Een betrouwbare tijdstempel, bijvoorbeeld volgens RFC 3161, uitgereikt door een tijdstempelautoriteit.
- Audittrail. Wie elk document ontving, opende, bekeek en ondertekende, en wanneer, bewaard op een manier die geknoei zichtbaar maakt.
- Bewaring. Het ondertekende bestand en het bewijs worden bewaard zolang je ze nodig kunt hebben.
- Consistentie. Elke keer hetzelfde, gedocumenteerde proces, zodat je het aan een rechter of een auditor kunt uitleggen.
Hoe werkt de elektronische handtekening van OVOKY?
De elektronische handtekening van OVOKY is een gewone elektronische handtekening volgens eIDAS. OVOKY reikt geen gekwalificeerde handtekeningen uit. Voor documenten die er een vereisen, werk je met een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.
Wat ze omvat:
- Enveloppen met meerdere pdf's, vier rollen voor ontvangers en ondertekening na elkaar of tegelijk.
- Zeven soorten velden, met een handtekening die de ondertekenaar tekent, typt of uploadt.
- Controle van de ondertekenaar per e-mail of met een code per sms.
- Een audittrail van 18 soorten gebeurtenissen, met hashes aan elkaar gekoppeld zodat wijzigingen op te sporen zijn.
- Een verzegelde pdf (PAdES) met een tijdstempel volgens RFC 3161.
- Ondertekenen in het Nederlands, Frans en Engels.
Omdat de elektronische handtekening deel uitmaakt van OVOKY, kunnen agents in een outbound salesteam een contract digitaal laten ondertekenen vanuit hun softphone en CRM, terwijl de klant nog aan de lijn is. Een apart programma is niet nodig.