Le règlement européen eIDAS reconnaît trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Tous les trois peuvent produire des effets juridiques et servir de preuve, mais seule la signature qualifiée est automatiquement assimilée à une signature manuscrite. Pour une équipe commerciale, choisir un niveau revient surtout à anticiper ce qu'il faudra prouver plus tard : qui a signé, quoi, et quand.
Ce que dit le règlement eIDAS sur la signature électronique
eIDAS désigne le règlement (UE) n° 910/2014. Ses règles sur la signature s'appliquent dans toute l'Union depuis juillet 2016, et il a été révisé en 2024 par le règlement (UE) 2024/1183. Comme il s'agit d'un règlement et non d'une directive, les mêmes définitions s'appliquent directement dans chaque État membre.
Trois principes comptent pour vos documents commerciaux :
- Une signature électronique ne peut pas être privée d'effet juridique, ni refusée comme preuve en justice, au seul motif qu'elle est électronique ou qu'elle ne remplit pas les exigences de la signature qualifiée.
- La signature électronique qualifiée a le même effet juridique qu'une signature manuscrite.
- Une signature qualifiée reposant sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue comme qualifiée dans tous les autres.
Une grande partie du reste, notamment les contrats qui exigent une forme particulière et la façon dont les juges apprécient la preuve, relève du droit national. C'est pourquoi un même document peut être traité différemment en France, en Belgique ou en Allemagne. En France, par exemple, seule la signature qualifiée bénéficie d'une présomption de fiabilité (article 1367 du Code civil) : avec une signature simple ou avancée, c'est à celui qui s'en prévaut de démontrer la fiabilité du procédé en cas de litige.
La signature électronique simple
eIDAS définit la signature électronique de façon très large : des données sous forme électronique, jointes ou associées logiquement à d'autres données électroniques, que le signataire utilise pour signer. Taper son nom, cocher une case, cliquer sur « J'accepte », tracer sa signature sur un écran : tout cela peut compter.
Une définition aussi ouverte a une conséquence : en elle-même, une signature simple ne dit rien de l'identité du signataire. Sa solidité tient entièrement au processus qui l'entoure : comment le signataire a été identifié, comment le document a été protégé contre toute modification et quelles traces ont été conservées. Une signature simple bien encadrée, avec de bonnes preuves, peut convaincre bien davantage qu'une signature scannée collée dans un PDF.
La signature électronique avancée
La signature électronique avancée est une signature électronique qui satisfait en plus aux quatre exigences fixées par eIDAS :
- être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d'identifier le signataire ;
- avoir été créée à l'aide de données de création de signature que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
- être liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable.
Les prestataires y répondent généralement avec un certificat numérique délivré au signataire après vérification de son identité, par exemple le contrôle d'une pièce d'identité. Savoir si un processus donné atteint vraiment ce niveau est une question de conception et, en cas de litige, de preuve.
La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée est une signature avancée qui est en plus :
- créée à l'aide d'un dispositif qualifié de création de signature électronique, et
- fondée sur un certificat qualifié de signature électronique, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié inscrit sur la liste de confiance d'un État membre.
Le prestataire vérifie l'identité du signataire avant de délivrer le certificat, en face à face ou par une méthode à distance reconnue. C'est ce qui vaut à la signature qualifiée son équivalence avec la signature manuscrite dans tous les États membres. La révision de 2024 a aussi créé les portefeuilles européens d'identité numérique, qui devraient rendre la signature qualifiée plus accessible aux particuliers dans les années qui viennent.
Simple, avancée ou qualifiée : le comparatif
| Simple | Avancée | Qualifiée | |
|---|---|---|---|
| Ce qu'exige eIDAS | Des données électroniques que le signataire utilise pour signer | Liée au signataire de manière univoque, l'identifie, sous son contrôle exclusif, rend détectable toute modification ultérieure | Une signature avancée, plus un certificat qualifié et un dispositif qualifié de création |
| Vérification d'identité courante | Lien par e-mail, code par SMS | Identité vérifiée et rattachée à un certificat | Identité vérifiée par un prestataire de services de confiance qualifié |
| Effet juridique | Recevable comme preuve ; sa force dépend des éléments conservés | Recevable comme preuve ; meilleure preuve de l'identité et de l'intégrité | Même effet qu'une signature manuscrite dans toute l'UE |
| Effort pour le signataire | Le plus faible | Moyen | Le plus élevé aujourd'hui |
Quel niveau de signature pour un contrat commercial ?
Dans de nombreux pays de l'UE, la plupart des contrats commerciaux n'exigent pas de forme particulière. Les entreprises utilisent donc couramment une signature simple, appuyée sur de bonnes preuves, pour :
- les devis, bons de commande et confirmations d'achat ;
- les contrats de prestation B2B et leurs renouvellements ;
- les autorisations et accusés de réception de leurs clients ;
- les formulaires de consentement.
Envisagez une signature avancée ou qualifiée lorsque :
- le contrat porte sur un montant élevé ou risque d'être contesté ;
- la loi ou un régulateur sectoriel impose un niveau précis pour ce document ;
- votre interlocuteur, ou son service conformité, le demande.
Dans certains pays, certains documents ne peuvent pas être signés électroniquement du tout, ou exigent un notaire, comme certaines transactions immobilières. Pour la vente par téléphone aux particuliers, vérifiez les règles nationales de confirmation : dans certains pays, une offre faite au téléphone n'engage le consommateur qu'une fois qu'il l'a confirmée par écrit ou par voie électronique. C'est le cas en France, où le consommateur n'est engagé qu'après avoir signé l'offre que le professionnel lui a confirmée sur papier ou sur un support durable (article L221-16 du Code de la consommation). Une étape de signature après l'appel vous donne cette confirmation sous une forme que vous pouvez conserver.
Un parcours de vente par téléphone typique, avec une signature simple :
- L'agent valide l'offre avec le client pendant l'appel et confirme son adresse e-mail et son numéro de mobile.
- Il envoie le contrat pendant que le client est encore en ligne, ou juste après l'appel.
- Le client ouvre le lien, lit les documents et saisit un code à usage unique reçu sur son téléphone.
- Le client signe ; le PDF signé est scellé et horodaté.
- Le fichier signé, la piste d'audit et l'historique des appels sont conservés ensemble sur la fiche client.
Chaque étape renforce la preuve : le code relie la signature au numéro confirmé pendant l'appel, le scellement et l'horodatage figent ce qui a été signé, et quand.
Ce qui rend une signature électronique simple solide
Si vous vous appuyez sur la signature simple, tout repose sur la preuve. Avant de déployer un parcours de signature, vérifiez qu'il conserve :
- L'identité. Comment le signataire a été rattaché à une personne réelle : lien envoyé à une adresse e-mail connue, code à usage unique envoyé par SMS à un numéro connu, ou les deux.
- La volonté de signer. Un geste de signature clair et un énoncé clair de ce qui est signé.
- L'intégrité. Un scellement du document final, pour que toute modification ultérieure soit détectable.
- La date. Un horodatage de confiance, par exemple au format RFC 3161, délivré par une autorité d'horodatage.
- La piste d'audit. Qui a reçu, ouvert, consulté et signé chaque document, et quand, conservé de manière à révéler toute falsification.
- La conservation. Le fichier signé et ses preuves gardés aussi longtemps que vous pourriez en avoir besoin.
- La constance. Le même processus documenté à chaque fois, pour pouvoir l'expliquer à un juge ou à un auditeur.
La signature électronique dans OVOKY
La signature électronique d'OVOKY est une signature électronique simple au sens d'eIDAS. Elle ne délivre pas de signature qualifiée : pour les documents qui l'exigent, passez par un prestataire de services de confiance qualifié.
Ce qu'elle couvre :
- Des enveloppes de plusieurs PDF, 4 rôles de destinataires et une signature dans un ordre défini ou en parallèle.
- 7 types de champs, avec une signature que le signataire peut tracer, taper ou importer.
- La vérification du signataire par e-mail ou par code envoyé par SMS.
- Une piste d'audit de 18 types d'événements, chaînés par empreintes (hash) pour que toute modification soit détectable.
- Un PDF scellé (PAdES) avec horodatage RFC 3161.
- La signature en anglais, en français et en néerlandais.
Comme la signature électronique est intégrée à OVOKY, les équipes de prospection téléphonique peuvent envoyer un contrat depuis le CRM de leur espace agent pendant que le client est encore en ligne, sans outil séparé.