Pour les agences, cabinets d'expertise comptable, cabinets d'avocats et consultants

Un standard téléphonique de cabinet qui oriente chaque client, et des lettres de mission signées en ligne.

Vos clients appellent le cabinet, pas une personne, et attendent de celui qui décroche qu'il connaisse leur dossier. OVOKY vous donne un standard téléphonique avec un numéro unique et un menu vocal vers chaque associé ou service, un historique par client qui réunit appels, SMS, WhatsApp et e-mails, et la signature électronique pour vos devis et lettres de mission, le tout dans le navigateur.

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Vous vous reconnaissez ?

Ce qui vous freine aujourd'hui

  • 01

    Les appels interrompent le travail de fond

    Chaque appel imprévu sort quelqu'un d'un travail qui demande de la concentration. Laisser sonner, c'est manquer un client ; décrocher, c'est perdre une demi-heure.

  • 02

    L'historique client dort dans la messagerie de quelqu'un

    E-mails dans des messageries personnelles, appels sur des mobiles, notes dans des carnets. Quand un collègue reprend un client, il repart de zéro, et le client s'en aperçoit.

  • 03

    Devis et lettres de mission attendent leur signature

    Le client donne son accord au téléphone, puis la lettre part en PDF à imprimer, signer et scanner. La mission ne peut pas démarrer avant son retour.

types de blocs dans le SVI
8
périmètres de données : ses fiches, son équipe, tout le compte
3
types d'événements dans chaque piste d'audit de signature
18
how OVOKY fits

Un numéro unique pour le cabinet, routé vers le bon associé ou service, un historique par client, et des devis et lettres de mission signés en ligne, pour les agences, cabinets d'expertise comptable, cabinets d'avocats et consultants.

  1. Appels

    Un menu vocal oriente l'appelant vers le bon service ou le bon associé, avec horaires d'ouverture, jours fériés et messagerie vocale en dehors des heures d'ouverture. Un appel peut faire sonner une équipe, une personne ou un numéro externe : l'associé en déplacement reçoit quand même l'appel.

    • Menu vocal avec une branche par service, associé ou langue
    • Transferts vers une file, un collègue ou un numéro externe
    • Messages vocaux listés avec le numéro de l'appelant et la file atteinte
    • Messages d'accueil saisis puis lus en synthèse vocale, en 28 langues

  2. Historique client

    Chaque client a un historique unique : appels, messages, e-mails, notes et documents signés. Quand un client appelle, sa fiche s'ouvre avant que vous décrochiez. Le périmètre de données détermine si chacun voit ses propres clients, ceux de son équipe ou ceux de tout le cabinet.

    • La fiche s'ouvre quand le numéro correspond à un client
    • Un historique pour les appels, messages, notes et documents
    • Rappels et rendez-vous dans l'agenda de chacun
    • Périmètres de données : ses fiches, son équipe ou tout le compte

  3. Devis et lettres de mission

    Envoyez le devis par e-mail depuis votre propre domaine, avec un modèle et la pièce jointe, et voyez quand il est ouvert. Envoyez la lettre de mission en signature électronique, avec les champs remplis depuis la fiche client et plusieurs signataires dans l'ordre si nécessaire. Vous recevez un PDF scellé et horodaté, avec sa piste d'audit.

    • E-mails via votre propre serveur de messagerie, avec suivi des ouvertures et des clics
    • Plusieurs PDF et plusieurs signataires par enveloppe
    • Relances automatiques selon le calendrier que vous fixez
    • Pages et e-mails de signature en français, anglais et néerlandais

Les outils

Pensé pour votre activité : cabinets et agences

Cabinets et agences : vos questions

Les réponses courtes aux questions qu'on nous pose le plus souvent. Une autre question en tête ? Nous contacter

  • Oui. Une étape du menu vocal ou le débordement d'une file peut transférer l'appel vers un numéro externe, comme un mobile. Les associés peuvent aussi répondre depuis le navigateur de leur mobile.

  • Oui. Chacun reçoit un rôle, des permissions et un périmètre de données : ses propres fiches, celles de son équipe ou tout le compte. L'écoute et le téléchargement des enregistrements d'appels sont deux permissions distinctes.

  • OVOKY fournit une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS, pas une signature qualifiée, avec PDF scellé, horodatage et piste d'audit. Selon la lettre ou le contrat et le pays, cela suffit ou non : vérifiez-le auprès de votre ordre professionnel ou de votre conseil juridique.

  • Non. L'enregistrement s'active par campagne, entrante ou sortante : vous choisissez les lignes enregistrées. Vous pouvez le laisser désactivé sur les lignes clients et ne l'activer que là où une trace est nécessaire.

  • Oui. WhatsApp, SMS, e-mail, chat de votre site et messages des réseaux sociaux arrivent dans la même boîte de réception partagée que vos appels, avec un historique par client.

  • Il n'existe pas de connecteur prêt à l'emploi vers les logiciels de gestion de cabinet, de comptabilité ou juridiques. Les contacts arrivent par import CSV, et l'API publique permet de récupérer appels, SMS, messages vocaux et rapports dans un autre système.

Réunissez toutes vos conversations client au même endroit

Appels, SMS, WhatsApp, e-mail et chat dans une boîte de réception, sur une seule facture. Commencez avec une équipe, puis ajoutez les suivantes.

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